Email

"  Email "

Cara Membuat Email

A. Cara Membuat Email Gratis di Gmail (Google Mail)

Ini adalah layanan email gratis favorit saya. Selain bisa membuat email dengan gratis, kita juga bisa membuat akun Google plus dengan mudah bila sudah memiliki akun Gmail.

Langkah pertama, kunjungi situs Google mail

2. Klik tombol “Create an account” atau “Buat akun” yang ada di sebelah kanan atas halaman Google mail.

3. Isi kolom-kolom yang ada pada halaman pengisian dengan data Anda:

Nama: isi dengan nama lengkap Anda, nama depan dan nama belakang

Pilih nama pengguna Anda: isi dengan alamat email yang Anda inginkan

Buat sandi: isi dengan sandi yang tidak mudah ditebak, tapi mudah Anda ingat

Konfirmasi sandi Anda: ulangi memasukkan sandi Anda sebelumnya

Tanggal lahir: isi dengan tanggal, bulan, dan tahun kelahiran Anda

Gender: pilih yang sesuai dengan jenis kelamin Anda

Ponsel: isi dengan nomor HP Anda untuk keamanan

Buktikan bahwa Anda bukan robot: isi dengan kode (2 kata dengan spasi) yang ada di halaman tersebut

Lokasi: isi sesuai dengan negara tempat Anda tinggal

Centang kolom menyetujui persyaratan dan kebijakan dari Google

Klik tombol “Langkah berikutnya”

4. Langkah selanjutnya adalah menyiapkan profil Anda dengan menambahkan foto profile Anda. Untuk menambahkan foto, silahkan klik tombol “Tambahkan Foto Profil”. Anda bisa memasukkan foto dari komputer. Setelah selesai mengatur foto profil, klik tombol “Langkah berikutnya”.

5. Voila, akun email di Google sudah selesai dibuat. Silahkan klik tombol “Lanjutkan ke Gmail” untuk masuk ke halaman email Anda.

B.  Jenis – Jenis Email

1. POP mail (e-mail berbasis POP)

E-mail nernasis POP (Post Office Protocol) adalah e-mail yang menggunakan server POP, yaitu komputer yang dapat mengirim e-mail dari pengguna ke alamat e-mail yang dituju dan sebaliknya. Pada server POP, semua e-mail yang dikirim ke pengguna dan telah memiliki akun di server akan disimpan dalam sebuah direktori. Kemudian saat pengguna menghubungi server, semua e-mail yang ditujukan kepadanya akan dikirim ke komputer client. Senaliknya saat pengguna ingin mengirimkan e-mail ke suatu alamat e-mail, maka e-mail tersebut akan dikirim ke server POP dan selanjutnya akan diteruskan ke alamat yang dituju.

Kelebihan e-mail berbasis POP adalah dapat dibaca pada kondisi offline (tidak terhubung ke internet). Mengecek e-mail dapat dilakukan dengan cara menghubungkan komputer ke internet, kemudian mendownload e-mail dari server alamat e-mail dan memutuskan hubungan dengan internet. Setelah membaca dan membuat balasan, kita dapat menghubungkan kembali komputer ke internet dan mengirimkan balasan e-mail yang sudah dibuat. Dengan cara seperti ini, kita tidak perlu berlama-lama terhubung ke internet, sehingga biaya akses internet menjadi lebih murah.

Kekurangan dari POP mail, yaitu kita tidak bisa membuka e-mail dari sembarang tempat. Jika ingin melakukan di komputer lain, terlebih dahulu kita harus melakukan pengaturan ulang. Selain itu, jika menggunakan akses internet yang perhitungan biayanya berdasarka file yang didownload, bukan berdasarkan lama koneksi, maka biaya yang dikeluarkan akan sama saja. Untuk mendownload e-mail dari seever alamat e-mail dan mengirimkan balasannya, kita harus mempunyai program client mail, seperti MS Outlook, Eudora, MS Outlook Express, Pegasus, atau Netscape Communicator.

2. Web based mail (e-mail berbasis web)

Web based mail adalah layanan e-mail yang ditawarkan oleh website-website penyedia jasa layanan e-mail, seperti Yahoo (mail.yahoo.com), Google (Gmail.google.com), Hotmail (www.hotmail.com), dan lain-lain. Kelebihan web based mail adalah biasanya diberikan secara gratis oleh website yang bersangkutan. Selain itu, kita juga dapat mengecek e-mail dari mana saja. Kekurangan dari jenis e-mail jenis ini adalah pembacaan e-mail hanya dapat dilakukan pada kondisi online, sehingga membutuhkan biaya koneksi ke internet yang lebih besar. Meskipun demikian, beberapa website penyedia jasa layanan e-mail disertai dengan fasilitas POP3.

3. E-mail forwarding

E-mail forwarding adalah layanan e-mail yang meneruskan e-mail yang diterimanya ke alamat e-mail yang lain. E-mail jenis ini bermanfaat untuk orang-orang yang suka berganti-ganti alamta e-mail. Kelebihan e-mail forwarding adalah kita bisa menyembunyikan alamat e-mail yang sesungguhnya. Selain itu, bila kita mengganti alamat e-mail, kita tidak perlu memberi tahu alamat e-mail yang baru. Cukup memberikan alamat e-mail forwardingnya. Kekurangan e-mail jenis ini adalah karena hanya bersifat perantara dan harus meneruskan e-mail yang diterima ke alamat yang lain. E-mail tersebut membutuhkan waktu yang lebih lama untuk sampai ke alamat e-mail yang sesungguhnya.

C.  Cara Mengecek , Mengirim , Dan Membalas Email

Cara Mengecek e-mail 

Bagi Anda yang malas membuka aplikasi email Gmail di browser atau sedang menantikan datangnya suatu e-mail yang penting Anda bisa menggunakan aplikasi Gmail Notifier yang akan memberitahu Anda bila ada email baru yang masuk. Menurut pihak Google, Anda bisa memanfaatkan aplikasi ini untuk mengecek e-mail baru secara otomatis setiap dua menit, memantau isi singkat hingga 30 e-mail, memilih suara notifikasi ketika menerima e-mail baru, dan memanfaatkan Gmail sebagai aplikasi e-mail default Anda.

Setelah mengunduh aplikasi ini, akan hadir ikon amplop di system tray Anda yang kemudian bisa dipakai untuk menunjukkan informasi mengenai e-mail baru apa saja yang belum Anda cek. Caranya? Ikuti saja langkah-langkah berikut.

1. Unduh Gmail Notifier yang berukuran 292KB di http://toolbar.google.com/gmail-help…r_windows.html dengan mengklik tombol <Download Gmail Notifier for Windows>. Selain pengguna Windows (2000 atau XP), aplikasi ini juga bisa digunakan oleh pengguna Mac OS 10.4+.

2. Instal Gmail Notifier sampai nongol jendela yang meminta Anda memasukkan user name dan password. Isikan keduanya seperti layaknya Anda sedang log in ke Gmail. Centangi boks <Remember my password> jika Anda tidak ingin memasukkan informasi tersebut berulang kali.

3. Selamat! Kini Anda sudah siap memanfaatkan Gmail Notifier. Silakan cari ikon amplop di system tray Anda (bagian bawah kanan layar). Arahkan kursor ke sana, dan Anda akan mendapati informasi mengenai kondisi inbox Gmail Anda. Misalnya, jika tak ada e-mail baru yang masuk, akan muncul keterangan “No unread mail”. Sedangkan jika ada, akan diberitahu berapa jumlah surat elektronik yang ada di sana (contoh pada gambar: “21 unread conversations”).

4. Silakan klik kanan di ikon amplop tersebut. Untuk membuka aplikasi Gmail secara otomatis di browser, pilih menu <View Inbox>. Sedangkan jika ingin mengecek e-mail baru tanpa membuka browser, klik <Tell me Again>.

5. Setelah mengklik <Tell me Again>, akan muncul informasi singkat perihal setiap e-mail baru sesuai urutannya di inbox seperti nama pengirim, judul e-mail, dan isi e-mail sepanjang dua baris teks. Jika ada 21 e-mail baru di inbox Gmail Anda, berarti akan muncul pula 21 info singkat dari masing-masing e-mail secara bergantian di sisi paling kanan bawah layar. Tapi meski Anda tidak mengklik opsi ini, info singkat tersebut tetap akan muncul secara real time setiap kali ada e-mail baru masuk ke inbox atau memberitahu e-mail apa saja yang belum Anda buka ketika Anda menyalakan komputer.

Cara Mengirim e-mail

Langkah langkah untuk mengirim email :

1. Login ke YahooMail.com atau klik Yahoo.com lalu klik menu mail. Masukkan username dan Password login nya.

2. Setelah masuk ke bagian dalam akun email Anda lalu klik menu Create yang ada pada pojok kiri halaman email. 

3. Setelah menklik menu Create atau New atau Buat akan tampil tampilan email

Kolom isian :

1. To :

Diisi dengan alamat email yang di tuju. contohnya aayohan@gmail.com pastikan alamat email tersebut tanpa spasi, kesalahan satu karakter huruf seperti halnya mengirim SMS tidak akan terkirim.

2. CC : (diisi kalau diperlukan)

CC (copy carbon) alias salinan email kolom ini bisa diisi atau tidak. Fungsi kolom ini untuk mengirim email ke beberapa email sekaligus .  isi dengan alamat email tambahan jika ada alamat email lebih dari satu alamat email, contoh : emailteman1@gmail.com,emailteman2@yahoo.com (pisahkan dengan tanda koma) Anda juga bisa menambahkan BCC (Bling Copy Carbon)

pada menu yang ada disebelahnya.

Bcc bisa digunakan jika ingin orang yang dikirimi email tidak bisa mengetahui ke mana saja email tersebut anda kirimkan). Contoh kasusnya seperti ini, jika anda mengirim email ke 20 orang (alamat email), maka orang pertama tidak tahu ke 19 orang lainnya yang anda kirimi email, demikian juga orang kedua tidak mengetahui ke 19 orang lainnya yang anda kirimi email, demikian seterusnya.

Jika menggunakan Cc maka 20 orang yang anda kirimi email mengetahui ke mana saja anda kirim email tersebut.

3. Subject :

Kolom isian ini untuk judul atau topik email. Pastikan diisi untuk memperjelas kiriman email oleh penerima Email.

4. Content :

Pada kolom kosong dibawah isilah dengan isi email. Gunakan bahasa yang baik dan benar untuk memudahkan penerima email Anda.

5.  Langkah terakhir 

Yaitu klik tombol Send yang berada di atas kolom send. Selesai.  Proses selanjutnya proses pengiriman email yg berlangsung dalam hitungn detik.

Cara Membalas e-mail

Untuk membalas pesan yang Anda terima dalam Yahoo! Mail:

1. Klik pesan untuk membukanya.

2. Klik tombol "Balas" yang berada di atas Kotak Masuk. Jika Anda ingin membalas ke setiap orang yang menerima email (jika Anda adalah anggota kelompok yang menerima email tersebut), klik panah bawah di samping kanan tombol Balas, lalu pilih "Balas Ke Semua." Dengan cara ini, balasan Anda akan dikirim kepada semua penerima pesan asli dan juga ke pengirimnya.

3. Jendela Tulis akan terbuka. Jika Anda ingin menambah lagi penerima lainnya, Anda dapat mengetikkan alamat email tambahan.

Tergantung pada pengaturan "Tindakan Pesan" (lihat kotak di bawah), Anda akan melihat semua, sebagian, atau tanpa pesan asli si pengirim (pesan yang sedang Anda balas) di jendela Tulis. Untuk menyesuaikan pengaturan ini:

1. Klik "Opsi" di sudut kanan atas halaman Yahoo! Mail Anda

2. Di bawah "Manajemen" klik "Preferensi Umum."

3. Anda dapat memilih, apakah Anda akan menyertakan semua, sebagian atau tanpa pesan asli dalam pesan balasan Anda. Jika Anda membuat perubahan,klik tombol "Simpan" di sudut kiri atas atau bawah.

Jika Anda memilih untuk menyertakan pesannya, Anda akan melihatnya di jendela Tulis dengan simbol ">" yang diulang di bawah margin kirinya.

4. Ketik balasan Anda. Jika Anda memilih untuk menyertakan pesan asli si pengirim dalam balasan Anda, Anda dapat mengetik di bagian atasnya, di bawahnya, atau bahkan di dalam pesan si pengirim itu sendiri -- untuk merespons secara ringkas pada bagian-bagian yang berbeda dari email mereka. Lihat contoh di bawah ini. Klik kursor di mana saja untuk mulai mengetik.

Saran: Agar balasan Anda mudah dibaca, tekan Enter beberapa kali untuk menambahkan spasi. Dalam contoh ini, kami klik kursor setelah tanda tanya, lalu tekan Enter dua kali untuk menjawab pertanyaan: >selama tiga tahun. Omong-omong, bagaimana kabarnya Mike? Mike baik-baik saja! Nanti saya sampaikan salam kamu. >Kami kangen sama dia. Rumah tempat dia tinggali dulu yaitu

5. Klik "Kirim" untuk mengirim balasan Anda.

Catatan: Jika Anda harus berhenti ketika Anda sedang menulis pesan, klik tombol "Simpan Draf" di samping kanan "Kirim." Dengan cara ini, pesan yang belum selesai Anda buat akan disimpan ke dalam map Draf. Lanjutkan lagi ketika Anda ingin menyelesaikannya.

Catatan: Sebelum meninggalkan komputer, sebaiknya klik link "Sign Out" di bawah tulisan "Selamat Datang, nama Anda." Dengan demikian, tidak ada yang bisa menggunakan (atau menyalah-gunakan) account Anda sewaktu Anda pergi.

D . Istilah – Istilah Di Email

Berikut istilah istilah yang ada di dalam e-mail:

1. Address: alamat e-mail, tanda @ mutlak harus ada dalam e-mail

2. Inbox: kotak masuk e-mail yang dikirim kepada anda

3. Draft: tempat untuk memuat e-mail yang belum dikirim

4. Outbox: e-mail keluar, folder tempat penampungan sementara/sesaat email pada saat akan di kirim. Jika email telah terkirim maka folder ini akan kosong kembali.

5. Spam: email yang tak diinginkan oleh si penerima yang dikirim oleh orang yang tidak dikenal (biasanya berbau komersil, kadang juga politis).

6. Sampah: folder untuk menyimpan pesan yang telah dihapus untuk sementara, dan pesan tersebut dapat terhapus kapan saja.

7. CC : copy carbon, dapat melakukan pengiriman email yang sama ke banyak alamat. Fasilitas ini tidak menyembunyikan alamat email penerima lainnya sehingga semua penerima email dapat melihat semua penerima email yang lainnya.

8. BCC : blind copy carbon, dapat melakukan pengiriman email yang sama ke banyak alamat, dimana penerima tidak akan dapat melihat alamat penerima lainnya.

9. Attachment : lampiran, istilah untuk dapat melampirkan beberapa file bersama email yang di kirim. Selain pesan dalam email tersebut, juga dapat melampirkan beberapa file yang terbatas pada ukuran tertentu, sesuai dengan ketentuan dari penyedia jasa email tersebut.

10. Bounce (pentalan, mental): pesan yang dikembalikan kepada pengirim, baik karena alamat email penerima tidak benar atau karena sedang ada masalah konfigurasi di sisi penerima.

11. Bot: software tertentu yang bertindak mewakili orang.

12. Mailbot: software tertentu yang membalas email secara otomatis. 

13. Listbot: software tertentu yang mengendalikan distribution list atau mailing list. 

14. Listserver: sama dengan listbot. 

15. Subscribe: mendaftarkan email kita sebagai peserta mailing list atau newsgroup. 

16. Unsubscribe: memutuskan hubungan dengan sebuah mailing list atau newsgroup. 

17. Post: mengirim email ke mailing list atau newsgroup. 

18. Flame: pesan kasar atau tidak sopan. 

19. Bomb-mail yaitu pengiriman email dalam jumlah yang amat sangat besar/banyak secara sekaligus (biasanya menggunakan program khusus). Dalam dunia internet, perbuatan ini merupakan suatu kejahatan. 

20. Compose sama fungsinya dengan New Mail atau Send yaitu untuk mengirim sebuah mail baru. 

21. Mailbox : istilah untuk sebuah account email dengan kapasitas penampungan tertentu yang di baut pada sebuah mail server.

22. Mail Server : server yang melayani dan mengatur proses pengiriman dan penerimaan email.

23. Outlook : program mail client yang banyak digunakan saat ini. Ada 2 jenis Outlook yaitu Outlook Express (program standar bawaan Windows yang biasanya sudah ada ketika Anda menginstall Windows) dan Microsoft Outlook (program bawaan dari Microsoft Office).

24. Forward: melakukan penerusan sebuah email ke penerima lain.

25. Delivery  Receipt: info yang diterima pengirim bahwa penerima email telah mendowload email yang dikirim dan telah disimpan di mail clientnya

26. Filters: Penyaring email yang masuk.

27. Header: Kepala email, berisi informasi penting mengenai server apa, jam berapa, darimana email itu, dll.

28. HTML Email: Email yang berisikan gambar dan teks

29. IMAP: Metode pengaturan email yang anda terima

30. Mail Transper Agent (MTA): Sistem yang bertugas meneruskan dan menghantarkan pesan email

31. Plain-text mail: Email yang hanya teks saja

32. POP3: Protokol yang digunakan untuk proses penerimaan email

33. Preview Pane: Halaman yang digunakan untuk membaca email tanpa harus membuka satu halaman baru

34. SMTP: Sebagai protocol yang mengatur pengiriman pesan email

35. Vacation messege: Untuk menginformasikan kepada pengirim email bahwa anda sedang tidak bisa membaca email

E.  Etika Penulisan Email

Netiket atau nettiquette adalah etika dalam berkomunikasi melalui e‑mail. Seperti halnya berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka berkomunikasi dengan e‑mail butuh tatacara tersendiri.

1) Perlakukan E‑mail secara pribadi

Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Anda secara pribadi, Anda tidak sepatutnya mengirimkannya ke forum umum, seperti kelompok, grup, atau mailing‑list. E‑mail pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.

2) Jangan gunakan huruf kapital

 Seperti halnya membaca surat kabar atau surat, membaca pesan e­mail yang menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Tapi di samping itu, terutama dalam tata krama berkomunikasi dengan e‑mail atau chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak.

3) Jangan gunakan CC

Jika Anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misaInya di mailing­ list), jangan cantumkan nama‑nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu, semua orang yang menerima e‑mail Anda akan bisa melihat alamat‑alamat e‑mail orang lain. Umumnya orang tidak suka bila alamat e‑mailnya dibeberkan di depan umum. Gunakan BCC ( blind carbon copy ). Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat alamat e‑mailnya sendiri.

4) Jangan membicarakan orang lain

 Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan-­kejelekannya. Berhati‑hatilah terhadap apa yang Anda tulis. E‑mail memiliki fasilitas bernama forward yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain.

5) Jangan terlalu banyak mengutip

 Berhati‑hatilah dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas reply dari sebagian besar program maller biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi surat Anda. Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e‑mail, usahakan menghapus bagian‑bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian- bagian yang relevan saja. Pesan yang terlalu panjang memakan file yang besar, yang membuat loading menjadi lambat, yang berarti akan menambah beban pulsa tidak hanya pada pihak penerima, tetapi juga pada pihak pengirim. Selain itu, jika kutipan itu Anda kirimkan untuk orang lain (misalnya isi email dari A Anda kirimkan untuk B) maka sebaiknya Anda menyertakan sumber, terutama jika e-mail tersebut berisi gagasan­gagasan penting. Mengutip gagasan tanpa menyertakan sumber akan membuat Anda dicap sebagai plagiat.

6) Jawablah secara masuk akal.

Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban, atau menjawab pesan e-mail yang panjang lebar dalam satu kata : “Good”

7) Jangan gunakan format HTML

Jika anda mengirim sebuah pesan penting kerekan anda, jangan gunakan format HTML tanpa anda yakin bahwa program e-mail rekan anda bisa memmahami kode HTML. Jika tidak, pesan anda sama sekali tidak terbaca atau kosong. Sebaiknya, gunakan plain text.

·        Mailing List

Mailing list adalah sebuah fasilitas dimana kita dapat mengirimkan satu subject e-mail ke satu alamat e-mail dimana akan didistribusikan secara otomatis ke beberapa alamat e-mail yang terdaftar sebagainggota dalam mailing list tersebut. Fasilitas ini biasa digunakan dalam kelompok diskusi atau satutim kerja yang saling terkait.